En el actual entorno empresarial las organizaciones buscan optimizar sus procesos sin necesidad de grandes inversiones o proyectos complejos. Es aquí donde surge el concepto de *microsautomatización, pequeñas automatizaciones enfocadas en tareas específicas de alto impacto que eliminan fricciones del día a día. En el ecosistema de Microsoft 365, una de las herramientas más poderosas para lograrlo es *Microsoft Approvals, integrada en Power Automate, Teams y otras aplicaciones del entorno Microsoft.
Según explica el experto en productividad digital y facilitador profesor Julián Castiblanco, las micros automatizaciones permiten “resolver dolores cotidianos con soluciones simples y rápidas que cualquier equipo puede adoptar en cuestión de horas”. Y Microsoft Approvals es una de las tecnologías más accesibles y potentes para lograrlo.
¿Qué es Microsoft Approvals y por qué potencia las microsautomatizaciones?
Microsoft Approvals es una funcionalidad que permite crear procesos de aprobación automáticos, conectados con documentos, formularios, listas, correos o eventos dentro de Microsoft 365 o aplicaciones externas. Su mayor fortaleza radica en:
- Simplicidad: No requiere programación.
- Integración profunda: Funciona con Teams, SharePoint, Power Automate, Forms y más.
- Estandarización de procesos: Formaliza flujos que antes se realizaban por WhatsApp, correo o llamadas.
- Escalabilidad: Las automatizaciones simples pueden crecer y volverse procesos robustos.
Además, es una herramienta ideal para adoptar IA corporativa, pues cada aprobación automatizada deja trazabilidad y estructura que luego puede ser aprovechada con tecnologías como Copilot.
Casos de uso de microautomatización con Approvals que generan impacto inmediato
A continuación, diez casos prácticos aplicables a empresas de Colombia y Latinoamérica que desean optimizar su operación sin desarrollos complejos.
1. Aprobación de vacaciones y permisos
Automatiza la solicitud y aprobación de vacaciones desde un formulario o un botón en Teams.
Reducción del 80% en correos internos y eliminación de errores manuales.
2. Aprobación de compras menores
Para compras operativas (papelería, repuestos, servicios rápidos).
Approvals centraliza solicitudes, adjuntos y responsables, evitando pérdidas de información.
3. Gestión de solicitudes de proveedores
Cuando un proveedor debe ser creado, actualizado o aprobado, el flujo estandariza el proceso y asegura que todos los documentos sean revisados.
4. Validación de documentos legales o contractuales
Se envía un archivo de Word o PDF para revisión, comentarios y firma interna.
Especialmente útil para equipos jurídicos o de cumplimiento.
5. Aprobaciones financieras o de presupuestos
Pequeñas solicitudes como anticipos, reembolsos o ajustes presupuestales pueden manejarse desde Teams con trazabilidad automática.
6. Control de ingreso a instalaciones o proyectos
Para empresas con operaciones en campo, el acceso de proveedores, visitantes o técnicos puede gestionarse con Approvals más Microsoft Forms.
7. Aprobación de contenido de marketing
Antes de publicar campañas, piezas gráficas o textos, un flujo permite validar los entregables con responsables de marca.
8. Validación de tickets de soporte antes de cerrarlos
Una pequeña aprobación al final del proceso mejora la satisfacción del usuario y asegura cumplimiento de SLA.
9. Aprobación de horas extra o turnos especiales
El colaborador llena un formulario, el jefe recibe una notificación y la respuesta queda registrada automá…
10. Autorización para el uso de activos corporativos
Laptops, vehículos, celulares o equipos especializados pueden asignarse mediante un flujo automatizado que deja constancia de cada solicitud.
¿Por qué la microautomatización es clave para empresas en Colombia y LATAM?
La realidad de nuestra región exige soluciones:
- rápidas de implementar,
- económicas,
- que se adapten a procesos reales sin cambios drásticos.
Microsoft Approvals permite lograrlo porque se integra con el trabajo cotidiano dentro de Teams, la herramienta empresarial más usada en Latinoamérica.
El profesor Julián Castiblanco, CEO de IMK.Global y reconocido facilitador especializado en automatización empresarial con Microsoft 365, resalta que:
“La transformación digital no comienza con grandes proyectos, sino con pequeñas automatizaciones que alivian dolores reales del día a día. Approvals es la puerta de entrada ideal”.
Pequeñas automatizaciones, grandes resultados
Las microsautomatizaciones con Microsoft Approvals permiten optimizar tiempos, reducir errores y estandarizar procesos sin grandes inversiones. Cualquier empresa puede comenzar hoy mismo creando un flujo básico y escalarlo conforme crece su madurez digital.
Si deseas llevar a tu empresa al siguiente nivel, la guía de un especialista como el profe Julián Castiblanco puede acelerar tu adopción de herramientas Microsoft y ayudarte a construir una cultura de automatización inteligente.
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Julián Andrés Castiblanco Herrera
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En la vanguardia de la innovación digital, la tecnología, el uso y enseñanza de la IA convergen de manera interactiva. Recientemente, Julián Castiblanco, el mejor profe de IA, ha explorado el uso de avatares de IA en sus presentaciones, abriendo una brecha sobre el futuro de las actuaciones en vivo y la interacción artística. Promueve la visión de SoyAvatar.co. plataforma está diseñada precisamente para permitir a creadores y empresas desarrollar sus propios avatares de IA personalizados.
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